文秘工作的定性、定位与文秘人员的思维

第２６卷第１期　２　０　０　６年２月　郑州牧业工程高等专科学校学报　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｚｈｅｎｇｚｈｏｕ　Ｃｏｌｌｅｇｅ　ｏｆ　Ａｎｉｍａｌ　Ｈｕｓｂａｎｄｒｙ　Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ　Ｖｏ１．２６　Ｎｏ．１　Ｆｅｂｒｕａｒｙ　２００６　文秘工作的定性、定位与文秘人员的思维　张卫华　（郑州牧业工程高等专科学校校长办公宣，河南郑州４５００１１）　中图分类号：Ｇ６４２　文献标识码：Ａ　文章编号：１００８—３１１１（２００６）０１—００４６—０２　社会在发展，科技在进步，改革在深入，对各条　战线、各个岗位的人员不断提出新的更高的要求。　笔者通过多年来的学习和工作实践，认真思考了由　文秘工作的定性、定位所决定和要求的文秘人员应　具有的思维素质问题。　策和国家的法规法令，文秘人员应具有政治敏锐性和　判断力。　２．５机要性文秘人员在领导身边工作，为领导服　务，接触重要文件，经管机密、绝密事项，参与有关会　议，提前知道某些重要决定和信息，这种机要性，要　求有保密意识，遵守保密纪律。　２．６服从性文秘人员办任何事情，处理任何问　１文秘工作的定性　１．１从属性从属性是文秘工作的本质属性。文　秘工作随着领导集团的产生而产生，随着领导机构　管理功能的不断扩大而发展，也随着领导机构的撤　题，都只能根据领导的意图和指示精神，不能擅自做　主。　销而消失。可谓是前兴它兴，前变它变，如影随形，　息息相关。这种密切的依存关系，说明文秘工作从　其诞生起，就是服从、服务于领导工作的。　１．２辅助性辅助性是文秘工作的职能属性。文　３文秘工作的定位　３．１中介机构现代的组织结构一般由横向的职　能部门和纵向的管理层次所构成。在横向的职能部　门中，文秘部门处于各职能部门的中介。在纵向的　层次结构中，文秘部门又处于决策层与执行层的中　介。起着上传下达，沟通左右，联系内外的中心枢纽　作用。它既不是权力机构，也不是执行机关，处于特　秘工作的主要任务是辅助决策，督促查办，调查研　究，提供信息，协调关系，处理文书，撰制公文，承办　会务，接待来访，管理印章，安排日程，办理事务等　等。辅助政务，管理事务，是文秘人员工作的全部内　容。相对于领导者的决策和管理而言，都是辅助性　工作，适应和满足领导工作的需要，为领导办文、办　事、办会、办信（电），正是其辅助职能的体现。　殊位置，属于综合性的中介机构。　３．２领导中枢其主任可以参与领导集体的一些　重要决策活动，提出一些事关全局的预案或意见；但　另一方面，它在领导决策的整个活动中，又不居于主　导地位，只有辅助领导决策之责，而无拍板、决断、指　挥之权。有时文秘部门虽然可以向下级发出指导性　２文秘工作的特点　２．１　综合性领导工作是全面性的工作，涉及所管　辖范围的各个方面，领导工作的面有多宽，文秘工作　的范围就有多大。政务、事务，大事小事，无所不包。　２．２服务性为领导工作服务，是文秘工作的永恒　主题，为领导、为各职能部门、为单位群众服务是基　本功能的具体体现。　２．３事务性办文、办会、办信（电），收收发发，抄　抄写写，接转电话，接待来访，安排日程，上传下达等　等，周而复始，大多是以办事形式表现出来。　２．４政治性文秘工作必须坚持党的路线、方针、政　收稿日期：２００５　０８—２５　文件，或传达领导指示，或出面协调某些工作，那也　是根据领导授权行事，仍属于辅助领导办事的性质，　决非文秘部门自身职权的延伸。　４文秘工作的作用　４．１枢纽作用　如果把一个单位管理体系比作　人的肌体，领导决策层就是大脑，各职能部门及其基　层小单位，是四肢，文秘部ｒ－ｌＮ是联系大脑和四肢的　中枢神经系统，起着传导上下，联系四肢的特殊作用。　４．２助手作用文秘部门为辅助领导工作而设置，　作者简介：张卫华（１９７０），女，河南郑州市人，档案馆员。　维普资讯 http://www.cqvip.com

第１期　张卫华：文秘工作的定性、定位与文秘人员的思维　４７　为领导机关和领导人服务，辅助领导完成工作任务　新的领域、要素方面则不与他顾。若将两者结合，广　是文秘工作的基本职能。　和深互相补充，当会有更理想的结论。　４．３参谋作用文秘人员既办文、办事，又要参与　６．２单一化思维和多样化思维结合，学会立体思维　政务，为领导献计献策，提供真实有用的信息、资料、　单一化思维是从某个方面来观察世界，并把事物　文件等决策依据，提出工作建议和工作预案，供领导　归结为这一方面；多样化思维是运用多种多样的思　参考。　维形式，从多个层次对事物作多方面、多因素、多变　４．４　协调作用　协调领导和群众之间的关系，配合　量的系统考察的综合性思维。前者单一，后者多样，　领导协调好各职能部门之间的关系，协调本单位与外　结合起来便形成丰富的立体思维形式。　界的关系，促使有关各方团结合作，避免摩擦与梗阻。　６．３反馈思维与超前思维结合，形成优势统一的思　４．５督查作用做好督促检查催办，发现问题，堵　维反馈思维是用历史的联系，传统的力量，以前的　塞漏洞，推动工作，以便及时、顺利完成相关任务。　原则来制约现在，使现在按照历史的样子继续重演　４．６信息作用　当今社会发展迅速，新情况、新问　的思维形式；超前思维是用将来可能出现的情况对　题层出不穷，社会生活复杂多变，给领导工作带来难　现在进行弹性调整的思维方式。前者强调历史，后　度。文秘人员理应眼观六路，耳听八方，为领导提供　者注重未来，两者统一起来，可让思维具有历史感，　信息。这正是领导了解社情，掌握动向，判断形　以获得前进的基点，又可让思维具有未来感，以获得　势，做出正确决策的一个重要前提和基础。　前进的目标性和方向性。　５文秘人员的思维　６．４横向思维与纵向思维结合，获得更为有效的思　维横向思维是一种共时性思维，它是把时间概念　５．１思维的领域应有全局性领导权力所辖范围，　确定下来之后，再研究这一时间过程中各个方面的　都是文秘人员思维活动的广阔空间。在日常工作　相互关系，展开横向比较；纵向思维是一种历史性的　中，办事情、想问题都要有全局意识，不能囿于狭隘　思维，是把事物放在过去、现在和将来的对比分析　的小天地。当领导做出涉及全局性的决策时，更需　中，把握事物及其本质的思维过程。前者可能让人　要有全局性意识。　只看到问题，产生消极心理；后者易产生满足，趋向　５．２思维的目标应有超前性要加强学习，积累知　保守。两者结合起来可增强思维的科学性、全面性、　识，拓宽视野，勇于探索，在思考安排工作时，具有科　准确性，以利更好地前进。　学性、预见性，增强主动性，克服盲目性。　６．５定性思维与定量思维结合，形成更确切的思维　５．３思维的角度应有同层次性就是说文秘人员　定性思维是根据事物的性质和属性来认识事物的　在思考问题时，要站在领导的角度，想领导之所想，　思维，其出发点和宗旨是解决研究对象“是什么”，进　急领导之所急，备领导之所需。　而再解决“怎么办”的问题；定量思维是对事物进行　５．４思维的过程应有创造性就是在日常工作中，　数量分析，掌握事物的数量关系，做到“心中有数”。　运用已有的知识和经验，对面临的新情况、新问题进　任何事物都是质与量的统一，善于将定性和定量结　行分析、推测、综合、比较，从而产生新的思维成果，　合，才是更科学的思维。　在原有的基础上，有新的见解、新的发现、新的突破、　６．６求同思维与求异思维结合，进行综合运用求　新的长进。　同思维就是以事物的共性、普遍性、现象与本质的一　５．５思维的形式应有逻辑性就是思考问题，发表　致性作为研究对象的思维方式；求异思维则是以事　意见，反映情况，汇报工作，撰写文稿，总结经验，要言　物的差异性、特殊性、现象与本质的不一致性作为研　之有序，必须符合逻辑，符合事物发展的客观规律。　究对象的思维方式。它们从不同视角来思考问题，　６文秘人员要学习和掌握多种思维方式与　前者易出现保守，缺乏开拓精神，后者易出现钻牛角　技巧　尖，异想天开。坚持求同思维与求异思维的统一，发　挥各自的优势，克服自己的不足，将二者兼顾，才会　６．１发散性思维和收敛性思维结合。学会综合性思　真正实现思维的发展和飞跃。　维发散Ｉ生思维是沿着不同的方向、不同的角度思考　总之，文秘人员要善于博采各种思维方式之长，转　问题，并从多方面寻找解决问题的答案的思维方式；　变观念，转换心态，再把创造性思维和换位思维融之于　收敛性思维是以集中思维为主要特色的逻辑思维方　内，将会形成符合时代需要的现代化和科学化的思维　式。前者可扩大思维的空间、时间，转换跨度；后者对　方式，使个人更好地发挥作用，完成本职工作任务。