浅谈国内石化工程项目的采购管理

作者：王银波

来源：《城市建设理论研究》2014年第21期

【摘要】石化工程（包括新近兴起的煤化工工程）具有投资大、唯一性等特点，而货物采购又在整个工程投资中占60~80%左右，因此，采购管理工作是整个石化工程项目管理过程中极为重要的一个环节。采购管理工作的质量会对整个工程项目的投资、质量、工期等产生重要的影响。本文结合自己多年来从事石化、化工工程项目管理的工作经验，对大型石化、化工工程项目的采购管理工作进行系统的分析和总结，同时结合自己对采购管理在整个工程项目管理工作中的重要性的理解，提出一些相关的措施和见解，期望能够对从事工程项目采购管理同仁的日常工作起到借鉴和指导作用。

【关键词】石化工程；采购；管理；策划 中图分类号：C93文献标识码： A

采购是指采购主体基于消费、生产、或转售等目的，有偿获取资源的经济活动。采购的工作内容不仅限于交易本身，还包括交易之前的研究、计划、安排和决策，以及交易之后的检验、监督及纠正等。按采购主体的不同可分为个人采购、企业采购、采购和公共采购。 本文所述的采购管理也被称为物资供应管理，是指石化工程的建设单位为实现安全供应、及时供应、经济供应的价值取向，对物资供应全过程进行策划、组织、协调、控制的管理活动，即从需求产生到满足需求的物资供应全过程的管理活动，是企业采购的一部分。 在时间、价格、质量之外，与个人采购所关注的功能多样化不同之处，工程项目的采购管理更加关注采购风险和节能减排、环保等社会责任，是为企业的长远发展服务的。通过物资供应管理和对承包商采购的管理，达到有效降低项目物资供应风险，保证项目物资供应工作按照项目建设网络进度、规范及质量的要求有序开展。

因此，只有精细进行前期总体策划和实施过程中的针对性采购方案详细策划，然后辅以严格的过程控制和过程纠偏，才能较高质量地完成石化工程项目的采购管理工作，为整个工程建设保驾护航。

一、采购管理的总体策略

经过多年改革开放，尤其是加入WTO以来，在建设有中国特色社会主义市场经济的条件下，我国对于工程建设方面的法律、法规也日趋完善。工程建设项目的决策者和参与者们逐渐认识到货物不仅是工程不可或缺的组成部分，根据工程的不同类型更占据投资的60~80%，采

购管理关系到整个工程项目的建设，对工期、质量、以及投资都有重要的影响，为此需要建立相应的指导思路，在项目建设前期制定针对性强、操作性佳、符合国家相关产业的采购策略，对整个项目的采购工作实施务实、有效地指导。

采购总体策划前期要明确基本的使用功能和辅助性的外观功能的取舍原则；合理设置反映产品特性和建设单位需求的质量标准；适度提高产品的标准化水平，提高其通用性和可替换性，降低后期使用和替换成本；充分结合环保、节约理念，前瞻性地鼓励使用先进、可行、经济合理的节能和环保技术，以期达到从采购生产到报废回收的全寿命周期的总成本优势。 项目采购策略应包括项目建设的基本情况、主要物资分级清单、采购方式及价格确定策略、供应商选择策略、过程控制策略、物流策略、采购管理策略、设备材料采购策略清册等部分。通过编制项目采购策略，强化项目物资采购过程中供应商选择、采购方式及价格确定、质量和进度控制、物流运输等主要环节策略的研究。对于大型的石化工程来说，投资巨大、整个项目的采购总额以十亿计，没有一个好的采购策略，结局是不可想象的。

近年，国内某集团公司（长期从事标准化水平较高的中小型工程投资建设）转头开始进入新兴的煤化加工领域，虽然前期进行了相当的调研、也说要学习兄弟行业的大型工程建设管理经验，但是因其思维惯性忽略了工程的唯一性、难予复制的特点，认为在原来行业经常做标杆，将其模式照搬过来就行了，从而没有进行针对性的细致策划，最终导致货物到货与施工脱节严重，造成工期拖延、资金紧张不说，单是大件设备吊装一项就形成了逾千万元的索赔，再加上项目终结的数亿元库存，整个工程项目的采购损失惊人。

所以，对于大型石化工程建设项目来说，一个好的采购策略可以有效协调设计、采购和施工进度，有效指导采购实施、过程控制和纠偏，从而减少采购失误，保证工程建设平稳有序进行，同时最大程度避免采购风险转化形成实质性损失。 二、采购过程的方案策划

有了好的前期采购总体策划，还要在采购实施过程中对具体的采购方案进行精细策划；采购行为规范、透明操作；供货过程的控制繁简结合；到货验收的严格、细致，重点突出。只有从方案设计、采办实施到过程控制和到货验收的全流程联动协调进行，才能在最大程度上管控采购风险、提高采购效率，从而最终保证工程建设的平稳进行。 1、制订项目化采购流程

石化工程建设项目往往选用的工艺流程复杂，建设过程中的工作环节繁多，影响建设进度、质量的不确定因素多；参与人员众多、组织机构复杂；因而做好货物采购的协调工作，就要制定可操作性强的项目化采购工作流程，并在编制流程时遵循以下三个原则：

（1）明确项目采购管理部与其他部门的职能分工； （2）明确项目指挥部内部岗位设置及岗位职责； （3）明确各项工作的工作步骤或程序。

编制采购流程应注重发挥项目采购管理部的协调职能和生产、技术的专业职能，建立沟通协调机制，确保项目物资供应工作流程清晰，职责明确。 2、采购方案策划

要进行工程货物的采购就必须了解和掌握货物的技术、经济、管理特征和需求。为了能够充分实现建设单位的有关采购目标以及建设意图，在采购行为实施之前，应充分结合待采购货物的特征和项目管理的相关要求，进行采购方案的策划和编制，采购方案要明确要采用的采购方式，拟（可）选择的供应商，过程控制流程和节点，到货检验项目、标准和手段。 货物的技术特征包括功能、技术性能、质量标准、产品标准化水平、节能环保指标等。货物的功能是其能够满足某种工程建设项目需求的一种属性，根据货物功能的不同特性，可以分为以下几类：

（1）使用功能和外观功能。

（2）基本功能与辅助功能。所以在进行采购方案策划时应对货物相关功能进行针对性地分析、适用性取舍和相似性划分：首先，货物采购应当注意使用功能与外观功能的有机结合，基本功能与辅助功能搭配合理、界定清晰。其次，應注意到货物功能与其他因素的关系，结合采购概（预）算、交货期等因素对货物功能进行取舍，既要避免选择次要或很少使用的功能而导致成本过大，也要避免因功能不足导致不能满足日后运行和使用的要求。再次，货物的功能会对采购包划分产生影响，功能越复杂，各部分之间功能配套影响越强，越难以划分为不同的采购包；功能越简单，各部分之间功能配套影响越弱，采购包划分时受制约因素就越少。最后，货物功能的复杂程度是选择采购方式和评价方法时应考虑的重要因素，如果基于集团公司项目群的总成本和采购工作效率考虑应与供应商建立“战略合作关系”实施战略采购方式，供应商的研发能力、服务态度和能力、响应程度和速度等是评价时的重要考虑因素；如果项目（群）中同类物资需求量很大且需要长时间、多批次采购，为充分利用集团化的规模效应，提高采购工作的效率和效益，应实施框架协议采购——通过招标或询比价方式确定框架协议供应商。具体采购实施时在相应的框架协议项下直接发采购订单，不再另签合同，订单直接作为收货和结算依据，供应商的履约实力、响应速度等是重要的评价考虑因素；如果货物的需求明确且频次较低，则通过招标或询比价方式实施一次性合同采购，视货物功能复杂情况采用综合评估法或经评审的最低投标价法。

近期有消息爆出，国内某已开工投产的煤化工项目因关键设备在正常生产过程中过度损耗而停产评估，最终专家给出的评估意见是此设备不适合此项目所用原材料及生产工艺。此事件进一步提醒我们：采购前期务必针对项目的实际情况进行细致、周全的方案策划，反复推敲、论证相关参数对重要设备的影响，避免出现类似的事件而造成重大损失。

作为工程建设项目采购管理的重要组成部分，应合理的选择供应商。要给一些符合相关条件的承包商以同等公平的竞争机会，这样一是能够充分发挥市场的作用，另一方面能够实现采购成本的有效控制，能够对项目工程的施工质量有效提升。应根据项目的具体情况、建设的具体要求，以及采购的具体内容制定较為适宜的资格条件和选择方式。目前较为成熟的供货商选择方式有资格预审和全部抽取两种方式。资格预审是指在进行货物采购的初始阶段对供货商进行预审，对通过预审的单位发放采购（招标&询价）文件。这种方式有利于选择出具有实力以及经验的承包单位，但增加了相应的采购工作量。全部抽取方式是指在相关部门的监督之下，随机抽取相应的供货商。这种方式减轻了采购前的工作量，但不能对供货商进行深入了解。 石化工程中的机电设备大都属于技术密集型产品，其性能、质量更多地取决于生产工艺设备的先进性。这就要求在供应商资格预审时要注意选择具有相应规模和技术等级的生产装备和操控人员，以及相应的检测手段的生产加工企业。在设定资格预审的相应标准时，可以划分为六个方面：一为供应商的基本条件，具体内容有投标单位的经营行为，企业管理行为以及工程业绩等；二为企业的荣誉以及经营水平；三为单位是否承包过类似的工程，以及工程的业绩；四为投标企业具有的财务能力，进而对企业承担相关风险的能力进行判断；五为对投标企业具有的技术实力，项目人员素质水平，以及机械设备状况进行评价；六是供应商目前（或本年度）在手待履行的合同额与本企业加工能力的对比情况，对供应商的履约风险进行预判。供应商应根据自身的情况编制相应的申请文件，建设单位会同项目管理单位对申请文件进行分析，进而对投标单位的整体情况有个初步了解。

前两年，国内某一大型炼化一体化建设项目曾发生一起重大的管道材料质量事件，本次事件中采购招标的程序、供应商的资格能力均满足项目需求，供应商也是国内较大的老厂，本身有着完整的质量保证体系。且企业前期履约情况较好，加之市场开发有方，在承揽该一体化项目供货任务的同期任务已经超过饱和，但企业的使命即是效益——其永远追求的是效益最大化，只不过有管理者看得远近不同而已，所以承接一体化的任务已经远远超出其自身的加工和管控能力范围，最终将相当一部分一体化任务外包而且管理过程失控，导致大批管道材料在施工过程发现不合格而造成退货索赔，给建设单位和供货商均造成了巨大损失。

总结：不管是总体采购策略，还是详细的采购方案策划，都是为了能够充分实现相关建设单位的有关采购目标和建设意图，随着科学技术水平的飞速发展，工程货物的更新换代速度也在加快，这要求参与项目建设的采购相关人员苦练内功，不断增强采购相关知识的学习，同时还要熟识相关的建设法律法规，在建设项目开始和具体采购实施之前，充分结合项目管理的相

关要求，进行总体采购策略和采购方案的策划编制工作，以及利弊分析等。通过这样针对性的策划，有助于后续的项目采购管理进一步在实施采购过程中稳扎稳打、扎实推进。同时参与具体采购的工作人员应充分增强工作的灵活性，根据货物的特点、要求合理选择工作的方式方法，这样才能够满足不同项目的具体采购目标要求。当有关或者要求发生变化时候，采购人员才能从容地做出合适回应，灵活的应对各种采购情况。 参考文献：

《招标采购专业实务》全国招标师职业水平考试辅导教材指导委员会编;;2012年5月第2版