收发文管理办法
1．目的
为规范和严肃公司收文、发文工作，提高效率、保证质量，规范文书管理体系，特制定本管理办法。
2．适用范围
外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等
本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件 3．责任
公司所有文书的收文、发文相关流程由行政人事部办公室（以下简称办公室）统一管理。
4．程序 4.1．收文
4.1.1. 外来文件收文，公司内部上下级往来的通知、批复、报告、请示等公文均由办公室接转，由文书工作人员签收、拆封和编号登记(登记应注明接收时间，接收人签字)即使用《收文登记表》（见附件一）。同时按要求扫描，并建立电子文件档案。
4.1.2. 文书人员在登记后及时把文件交办公室专管负责人分办。需送请领导批示的文件，附上《收文批阅表》（见附件二）。及时送交，不误领导批阅。
4.1.3. 经领导批示后的文件，由文书人员及时分送给有关部门或承办人员办理。
4.1.4. 办理完毕的文件，应交回办公室统一归卷存档，同时存入电子版。需科室拿出办理意见的文件，必须将意见形成文字填到“收文批阅表”内交办公室人员转呈领导，对特殊情况需处理的文件，各科室必须抓紧处理，对个别拿不准意见的可直接请示领导或与其它科室研办。
4.1.5．对科室传阅的文件，应妥善保管，防止丢失。各科室传阅时间不宜超过三天，传阅后及时交办公室存档。
4.1.6. 各科室要指定一名文件管理员，负责本科室文件转送和管理工作。 4.1.7. 所有文件(除保密文件)可以查阅，不许拿走借阅，一旦丢失，严肃追
查当事人责任。
4.1.8. 对于保密文件，文书应亲自送交领导批阅，不允许公开存放和传播。 4.2. 发文
4.2.1. 各科室均可根据领导批示和所分管项目工作的实际需要起草通知、批复、决定等文件。向外发文，必须经主管经理批准后，使用《发文审批表》（见附件三），经批准和由办公室拟稿，其标题、主送、抄送、拟稿人、审核人、发文时间等均应填写清楚。
4.2.2. 承办人起草文件要使用《发文审批表》（见附件三），应由撰稿人按项填写清楚并签字后经科室负责人审核并签字，然后送办公室转呈。
4.2.3. 需要其它科室会签的由办公室送达有关科室。为简化程序，主办科室也可直接会签转领导批示后，由办公室打印编号，由自己校对无误后方可打印正式文件。
4.2.4. 文件打印需领导签字后方可办理，文件的校对由起草文件的部门负责。所有文件必须由签发人（领导）签字后方可发文。
4.2.5. 文件盖章时要有签字的清样或草稿，经签字的文件草稿由办公室留存。
4.2.6. 发文时除发给主送、抄送方外，各有关部门由文件起草部门送达。 4.2.7. 发文号按年编号，以年为单位，按文件顺序编到底，例如“XXX字（2011）X号”
4.2.8. 文件发出后，承办人必须把文件原稿与留存的附件归并整理在一起 ，连同文件打印件一并交办公室归卷。发出文件之前必须填写《发文登记表》（见附件四），其登记项目有分发日期，发文号，总份数、收文单位、份数、签发人等。文件的交接时，双方根据《发文登记表》查清文件，并由签发人员签名。
4.2.9. 年底按《档案法 》规定，各科室认真搞好文书资料等的组卷存档工作。
4.2.10. 对保秘文件，要指定专人分管和打印，不允许其他人查看。
