文件编号： YPCG1205-001 A/0 第 1页，共 11页 采购操作流程 一、采购职责： 版 本： 页 码： 1. 核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。 2. 熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。 3. 以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司及企业的物资需求及市场供应情况，掌握采购成本、费用资金控制，熟悉各种物资采购计划。 4. 熟悉各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。 5. 按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量； 6. 服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。 7. 业务部接到客户订单，首先与仓管员沟通订单上所有项目的货物库存状况，货物欠缺时要及时做购货计划。 8. 采购时参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，选三家以上合格供应商办理比价或经分析后议价，选定供应厂商后，制好购货订单交部门领导审核，再交总经理签批确认。 9. 及时把询价和采购合格供应商信息存档，以待需要时及时调取或分析。 10. 传真购货订单，通知厂家发货并落实付款方式、到货日期等，并将购货订单（无价格）交仓管员作收货依据。 编制/日期
复核/日期 批准/日期 文件编号： YPCG1205-001 A/0 第 2页，共 11页 采购操作流程 版 本： 页 码： 11. 供应厂商送货到我公司仓库，仓管员对照购货订单验收货物，供应厂商凭仓管员签收的送货单按原定的结算方式结算货款。 12. 采购分类：供应性采购（经常性使用或用量较大的采购 和订单小额度采购）、内需品采购（ 固定资产等采购和 低值易耗品采购）。 13. 定期搜集物品的供应商、厂商及价格信息，不断开发新供应商或厂商，以最低的成本获得所需物资和服务。 14. 定期进行采购成本分析和采购成本的库存控制（量）。 15. 采购员须及时掌握订单需要求及库存量状况，开采购单应注明单编号物品名称、规格、数量、单价、需求日期等或变更采购内容均须报部门经理审核签字方可采购。 16. 按协议要求，协助财务办妥付款手续。 二、采购员必知： 1、采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。 2、与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。 3、采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己. 4、同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的. 5、仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向. 编制/日期 复核/日期 批准/日期 文件编号： YPCG1205-001 A/0 第 3页，共 11页 采购操作流程 版 本： 页 码： 6、采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失. 7、供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。 8、供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司多交流.才了解材料最低价. 三、价格参照表： 1. 价格表分物品销售价格表与物品采购价格表，价格表的建立与分客、分类存放。 2. 采购价格表的建立，业务部与供应厂商协定商议好物品价格后，由供应厂商传真来的产品价格单，确认后业务部按物品类型相应的各供应厂商每期归档存放，并每次依照价格货比三家进行货物采购。 3. 销售价格表的建立，业务部根据货物的每次采购价格核算好成本，定出相应的产品售出价格，与客户商议协定好产品的价格后，制定当期的产品销售价格表，并传真给客户确认，再按客户进行每期归档存放。 4. 采购价格表可供采购时货比三家进行采购，也是产品销售定价格的依据。 编制/日期 复核/日期 批准/日期 文件编号： YPCG1205-001 A/0 第 4页，共 11页 采购操作流程 四、供应商资料 版 本： 页 码： 1. 业务经理在开发产品的每个供应厂商后，必须将供应厂商的原始资料建立并归档分类。 2. 按产品类型（铁件、铁件线路辅料、钢绞线、光电线路辅料）填写好各供应商资料的基本内容：供应厂商全称、地址、联系人（董事长、总经理、厂长、技术、业务经理）及联系电话。 3. 各供应商提供的有效证件的复印件：营业执照副本、工商执照副本、税务执照副本、安全认证书、绿色环保认证书等，并按产品类型（铁件、铁件线路辅料、钢绞线、光电线路辅料）相应的各供应商档存放、编写目录。 4. 要将各供应厂商的产品表格（含有第一次价格）或产品简介册建立，以供采购参考。 五、采购方式： 1、固定厂家采购 - 传真、邮件、电话方式与对方确定产品名称、规格型号、数量及单价。 - 要求对方发货时间。做订采购单入厂家明细、采购进度表。（订单业务、仓库各一份） - 联系物流公司装车时间（先落实本车货物的缓急）确定物流方式。 - 货物到达后业务、仓库配合货物的清点，并抽样检查数量、质量。 - 货物验收无误仓管员在采购订单该章签字。 - 仓库订单归档，业务订单交财务。完善采购进度表。 编制/日期 批准/日期 文件编号： YPCG1205-001 A/0 第5页，共 11页 采购操作流程 2、客户指定厂家采购 - 与客户确认产品及配置。 版 本： - 与相关厂家沟通相关的产品及配置，价位。 - 洽谈付款方式，物流方式。 - 订单立项，做采购订货单，（仓库、业务各一份，入台帐、电脑账）以传真或电话形式通知对方。 - 根据客户要求给厂家明确交货日期。（如货物与客户要求不符做退货或换货处理） 3、固定经销商采购 - 电话或现场与商家确认产品规格型号，数量、单价。 - 订单立项，做采购订货单（仓库、业务各一份，入台帐、电脑账） - 付款方式、到货日期，送货方式等 - 货物验收无误仓管员在采购订单该章签字。 - 仓库订单归档，业务订单交财务。完善采购进度表。 - 不定期询问其它商户单价，做性价比。 4、临时采购 - 查看以往进货记录，做到提前预知。 - 具体采购人员货比三家，做出正确判断。 - 订单立项，做采购订货单，（仓库、业务各一份，入台帐、电脑账） 编制/日期 复核/日期 批准/日期 文件编号： YPXS1205-001 A/0 第 6页，共 11页 销售操作流程 版 本： 页 码： 六、技术 1、质量要求（外观、材质、规格、型号、性能） - 国标质量标准 - 客户要求的质量标准（不需要质量最好的，能用就行） - 非客户要求的质量标准（根据对客户了解，节约成本为前提，配送非标品） 2、 技术标准 - 按各局客户要求的技术标准，详见“技术、别名、配送货要求表” - 按国家GB标准、行业YD标准 3、实物图片 - 客户和供应商发的实物图片 - 在技术平台保存归档 七、采购退货 1. 供货商所供产品与订单商品质量、配置不符 2. 因技术原因供货商所供产品与用户实际描述的产品不符（须提前与供应商） 八、报账流程 采购部申请——会计审核——总经理审批——出纳支付款 （具体操作参照财务制度的相关规定） 编制/日期 复核/日期 批准/日期
八、工作流程流程图：
（一）采购（先收货后付款）
整单分批收货，仓管每收一批货，必须在B单注明、签收单签字、盖收货章、入库章，并保持内容一致。整单收货完成，在A、B单、签收单盖收货章、入库章。B单自己存根，签收单交与采购。 A单采购B单物资C 财务 需求 申报 协议及付款方式 主管审核内容盖章签字 总经理审批签字立项 入目录，入厂家明细 采购验货、物资收货、入库 入进销存账 存档 采购在厂家明细将货款汇总，与客户核对无误。A单交总经理签字后交出纳。 出纳核对无误，付款后在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，并盖付款章、清章，按编号做好自己的付款记录。 A单复印一份交会计入账 A单原件按顺序存档， 核对目录。
（二）采购（先付款后发货）
需求 申报 协议及付款方式 主管审核内容盖章签字 出纳在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，A单盖付款章。按编号做好自己的付款记录。 出纳核对无误付款 A单采购 B单物资（一单两用） 整单分批收货，仓管每收一批货，必须在B单注明、签收单签字、盖收货章、入库章，并保持内容一致。整单收货完成，在A、B单、签收单盖收货章、入库章。B单自己存根，签收单交与采购。 总经理审批立项签采购验货，仓管收货、入库 入进销存账 存档 入目录，入厂家明细采购结束A单交出纳核对无误盖清章. A单复印一份交会计入账 A单原件按顺序存档， 核对目录。 厂家明细注明应付货款， A单总经理签字
（三）采购（付订金，收货，付余款）
出纳在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，不盖付款章，按编号做好自己付款记录。 出纳付订金 A单采购 B单物资（一单两用） 主管审核内容盖章签字 整单分批收货，仓管每收一批货，必须在B单注明、签收单签字、盖收货章、入库章，并保持内容一致。整单收货完成，在A、B单、签收单盖收货章、入库章。B单自己存根，签收单交与采购。 采购验货，仓管收货、入库 入进销存账 存档 需求 申报 协议及付款方式 总经理审批立项 入目录，入厂家明细帐，注明订金金额 入库完毕无误，采购在厂家明细做好应付余额， A单交出出纳核对无误付余款，在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，盖付款章、清章。 A单复印一份交会计入A单原件按顺序存档， 核对目录。
（四）采购直供客户
送货单采购 确定供应商 传真客户地址、联系人及联系电话给厂家 厂家送货到客户 得到客户反馈信息已收到货 传真客户地址 兵分两路出发，物资部与厂家到送货点会合 完毕
注：按采购流程走，货物直接由厂家送到客户。
整单分批收货，仓管每收一批货，必须在B单注明、签收单签字、盖收货章、入库章，并保持内容一致。整单收货完成，在A、B单、签收单盖收货章、入库章。B单自己存根，签收单交与采购。 A单采购B单物资（一单两用） 需求 申报 协议及付款方式 主管审核内容盖章签字 总经理审批签字立项 入目录，入厂家明细 采购验货、物资收货、入库 入进销存账 存档 采购在厂家明细将货款汇总，与客户核对无误。A单交总经理签字后交出纳。 出纳核对无误，付款后在A单、厂家明细、采购目录注明付款信息，并盖付款章、清章，按编号做好自己的付款记录。 A单复印一份交会计入账 A单原件按顺序存档， 核对目录。
