采购管理制度

第一章 总则

第一条 为促进企业合理采购，满足需要，防范采购环节的舞弊风险，根据国家有关法律法规、《企业内部控制基本规范》和《公司章程》，制定本制度。

第二条 本制度是对公司自产产品生产过程中所需的备品备件、包装物、化工原辅料等生产物资采购全过程、全方位的控制。

第三条 本制度所称备品备件主要是指设备及配件、五金杂件、润滑油品、劳保用品、消防器材、化验仪器及药品、钢材等；包装物是指用于包装自产品的各种容器具，如桶、箱、瓶、坛、袋、盒及托盘等；化工原辅料是指在自产品生产过程中使用的各类物料，其中用量大、货值高的为大宗原材料，其他为辅料。

第二章 职责分工

第四条 公司各生产单位的化工原辅料、备品备件、包装物等物资采购实行归口管理，其中：

（一）化工原辅料采购

无机化工板块子公司原辅料的采购由股份公司采购部负责。 有机化工板块子公司原辅料采购由子公司采购部负责。 其他单位的化工原辅料采购由各单位自行指定部门或专人负责。

（二）备品备件采购

无机化工板块的备品备件采购由股份公司能管中心负责。 有机化工板块的备品备件采购由设备管理中心负责。 矿山系统的备品备件采购由矿山总工室负责。

其他单位的备品备件采购由各单位设备管理部门或专人负责。 （三）包装物采购

无机化工板块的包装物采购由股份销售公司综合管理部负责。 有机化工板块的包装物采购由子公司综合管理部负责。其他单位的包装物采购由各单位指定部门或专人负责。

（四）公司工作服由人力资源部负责采购；公司信息化物资由信息中心负责采购；公司技术研发物资由技术中心负责采购。

（五）各单位（板块）按照本制度规定或因内部管理需要而指定其他物资采购部门或人员的，应当以各单位（板块）内部正式文件的形式予以明确，并报计划考核部、内控部备案。

第五条 采购部门职责

（一）拟定化工原辅料、备品备件、包装物等物资的年度预算。每月根据所属各单位的物资需求计划拟定本单位月度采购计划，按程序进行审批后实施采购；

（二）负责物资招标采购申请以及询比价和议价采购组织； （三）负责物资采购合同的拟定及申报审批；

（四）负责协调处理采购过程中出现的运输、仓储等问题； （五）负责物资验收工作组织以及验收资料的归档整理、质量问题的让步接受或退货处理等工作；

（六）负责物资采购相关的信息化系统录入工作； （七）负责采购款项的资金计划申报以及与供应商的月度对账；

（八）负责供应商的准入、年度评价； （九）负责采购物资的市场行情调研。 第六条 其他部门职责

（一）需求部门：每月按时拟定并上报本单位的月度物资需求计划；参与化工原辅料、备品备件、包装物的质量验收；配合做好物资出库、月度盘存以及供应商评价等工作。

（二）质管部门：负责对所辖单位采购的化工原辅料、包装物等物资质量进行检测检验；负责对采购质量事故进行调查、分析和处理；参与供应商评价。

（三）仓储部门：负责对采购物资的数量、规格、外观等进行验收；负责物资的入库、出库以及对应的SAP系统录入等工作；负责物资库存的日常管理、定期盘点等工作。

（四）财务部门：负责采购物资价格以及相关合同、单据的审核；负责采购付款管理以及预付款的监控；参与月度物资盘存。

第三章 采购计划管理

第七条 年度采购计划与预算

（一）年度采购计划。采购量根据年度产品生产计划、产品消耗原材料数量确定，采购价格根据上年度平均价格、当前市场价格及年度预期价格确定。

（二）年度采购预算。根据年度采购计划制定，纳入公司总体计划与预算控制管理，预算申报、审核按公司《预算管理制度》执行。

第 月度采购计划的制定 （一）采购计划的申报流程

各需求单位根据自身实际需求，按每月申报需求计划不超过3次（故障性需求除外）的要求，填报《XX单位月度物资需求计划明细表》，经相关责任人审批后提交本单位采购部门；各单位采购部门汇总审核后形成《本单位（板块）月度物资采购计划》。

（二）采购计划制定原则

必备物资采购数量不得高于安全库存标准；其他物资必须保证生产正常所需，不得造成限产或停产。

各类物资价格较低时需要建立战略库存的，必须经公司分管生产领导审核，并报公司总经理审批后方可执行。

（三）采购计划申报要求

各单位应当建立健全内部“定期+动态”申报月度需求计划的相关具体要求，明确定期申报的时间，对于月中因价格、数量、品种、库存以及生产实际等情况发生变化，确需变更或追加采购计划的，必须严格申报审核和考核管控（应急物资除外）。变更采购计划的应当按采购计划申报审批程序重新进行审批后方可实施采购。

需求单位填报的月度物资需求计划必须明确物料编号、材料

名称、规格型号、数量、预期到货时间、库存情况等基本信息，必要时还应写清用途、特殊要求及原因、报价参数等。若需求表述欠详细，采购管理部门必须及时退回需求部门修订；退回确认不及时，导致采购困难的，由采购部门承担责任；需求单位不配合的，追究需求单位的责任。

各单位应当建立健全内部采购计划审核流程，其中单位月度采购计划必须在信息化系统上申报审批，需求计划可以采取纸质审批方式。

第九条 月度采购计划的审批 （一）化工原辅料

股份公司采购部负责的月度化工原辅料采购计划，报公司分管采购领导审批。

子公司负责的月度化工原辅料采购计划，报公司分管采购领导审批。

其他单位的月度化工原辅料采购计划，报各单位负责人审批。 （二）备品备件

股份公司能管中心、设备管理中心负责的月度备品备件采购计划，报公司分管采购领导审批。

矿山总工室负责的月度备品备件采购计划，报矿山总工室负责人审批。

其他单位的月度备品备件采购计划，报各单位负责人审批。 （三）包装物

综合管理部负责的月度包装物采购计划，报公司分管采购领导审批。

其他单位的月度包装物采购计划，报各单位负责人审批。 因营业证照变更、“四合一”体系换版、产品执行标准变更等原因导致包装物版面需更换的，必须报对应的产品生产单位、公司质量管理部审核确认。

（四）工作服、信息化物资、技术研发物资的月度采购计划，报公司分管领导审批。

第四章 采购价格与合同管理

第十条 采购模式与价格管理

备品备件、包装物、工作服、信息化及技术研发物资月度采购计划预估金额以及化工原辅料单项合同金额在50万元及以上的，应当采取公开招标模式采购；达不到或不具备招标条件等情形的，应当采取询比价或议价采购模式。在生产厂家直接采购的物资不受招标条件。各单位（板块）应当建立与之匹配的市场调价机制，对各类模式下的采购价格进行监督。

（一）生产厂家直采。

公司生产物资采购原则上应优先选择生产厂家，尤其是采购量大、货值高、专用的备品备件以及大宗原材料等关键物资。在生产厂家直接采购的，各单位采购人员必须对各生产厂家历来的出厂售价进行调查和统计分析；在“双方长期合作、票到次月付款”等基础上，尽可能获得最大的价格优惠幅度，其中生产

厂家间具备询比价条件的，应当进行询比价采购；不具备询比价条件的，与厂家议定价格，按程序审批后执行。

（二）公开招标采购。

月度生产物资采购达到招标条件的，采购部门应当按公司《招标管理制度》相关规定提请公司招标办进行公开招标。原则上，生产物资招标定价优先采用单项比价方式，取价低者中标，若必须选用价格较高等特殊情形时，应当附上详细备注或以专题报告形式说明情况。

（三）询比价或议价采购。

月度生产物资采购达不到或不具备招标条件等情形的，由各采购部门负责，在各单位（板块）《合格供方名录》内选择供应商进行询比价采购，原则上应当优先采用单项比价模式，取价低者中标。不具备询比价条件的，可以与供应商议定价格，按程序审批后执行。若供应商报价汇总后，当期拟中标采购价格高于最近一期采购价格、或必须选用价格较高物资等情形的，应当附上详细备注或以专题报告形式说明情况。

（四）市场调价管理。

各单位（板块）每季度应当在本单位《预选供方名录》和《合格供方名录》中选择供应商（优先选择未参与公司公开招标或询比价的供应商）进行不低于1次的市场调价。调价工作应当在当期公开招标或询比价采购工作之前或同步完成。

市场调价时，若当期公开招标或询比价采购的物资中有拟中

标价格高于市场调价的，应当在市场上直接采购；若连续2次调价时，拟中标价格高于市场调价的，必须对参与公开招标的供应商和询比价供应商进行重新评价，并视情况将相关供应商纳入公司“黑名单”。

第十一条 定价管理相关要求：

（一）每年年底，采购部门应当组织对各单位的关键物资以及其对应的生产厂家情况进行清理，形成各单位（板块）《年度直采物资及生产厂家目录》，报公司分管采购领导书面签字确认。

（二）物资采购达到招标条件不招标的，必须按照《招标管理制度》相关规定进行审批后方可采取询比价或议价方式采购。

（三）公开招标的，招标结束后，招标办应将各投标单位报价等资料交各采购部门，采购部门应对相应数据和信息进行整理分析，作为下阶段采购或供应商评价参考依据。

（四）询比价采购的，供应商报价单等资料应当有供应商法人代表（或授权人）签字或盖章（其中电子版资料应当通过公司企业邮箱传递），采购部门必须完整收集和妥善保管。

（五）每年年底，采购部门应当根据年度物资供应市场变化等实际，组织对必须采用议价采购的物资及其相关情况进行清理，形成专题书面报告，报公司分管领导书面签字确认；相关情况未发生变化的，可以继续沿用上年度报告。

第十二条 采购价格和合同审批管理

（一）原则上，采购定价和采购合同应当同步进行审批，若

各单位根据内部管理需要，可以建立单独的定价审批流程。采购合同审签按照公司《合同授权审签管理办法》相关规定执行。

（二）招标采购的，在进行采购合同审批时，应当将对应的《中标通知书》等相关资料作为附件。

（三）询比价采购的，在进行采购合同审批时，应当将相应的供应商报价单、汇总比价表以及相应的专题定价报告等资料作为附件；若有单独价格审批流程或达到招标条件不招标的审批流程等必须同步关联。

（四）各单位应当使用公司格式版采购合同；特殊情况需要使用非格式版合同或有对格式合同主要条款进行变更的，必须履行公司合同法律风险审查流程，且在进行合同审批时必须关联。

（五）各单位应当建立健全内部采购合同审核流程，其中财务人员应当对采购部门提供的最近一期采购价格数据以及当期采购价格高于最近一期采购价格而无情况说明等相关情况进行审核。

第十三条 采购部门应当建立健全采购业务合同台账，如实登记采购合同签订时间、合同编号、合同名称、供应商名称以及采购物资名称、数量、单价、总额等情况。

第五章 采购过程与验收管理

第十四条 采购过程管理

（一）采购合同签订后，采购部门应当及时协调好供应商发货、运输等事宜。

（二）采购过程中出现异常，采购部门应当积极协调解决。

若发生影响物资质量、交货时间等情况时，采购部门必须第一时间收集相关异常或关键环节的证据资料，并及时向需求部门、本单位负责人或公司分管领导汇报。

第十五条 物资验收管理

（一）包装物的验收。按照公司《包装物管理办法》相关规定执行。

（二）化工原辅料的验收。仓库必须参加，质管部门或使用部门必须有一方参加。主要验收原辅材料的质量和数量。

公司可检验的化工原辅料进厂后，由各单位质管部门根据《原材料检验指导书》等标准取样检验，出具《质检分析报告单》；不能自行检验的，凭供方检验报告进行验收。验收合格的，仓库根据《质检分析报告单》、过磅或清点的数量等资料办理入库。

（三）备品备件的验收。仓库必须参加，使用（需求）单位与采购部门人员必须有一方参加。主要验收物资的名称、数量、规格型号、材质、质量、外观以及开箱资料（如说明书、合格证、保修卡等随机资料以及随机工器具等），特种设备验收时必须包含但不限于设计和生产单位资质证明、设备设计文件、出厂技术文件、质量证明书、监检报告和检测合格报告等相应的技术资料。

对于不需要安装的物资验收，由仓库、使用（需求）单位进行验收；对于技术复杂、金额较大、专业性强的物资验收，由采购部门组织仓库、使用（需求）单位以及专业技术人员进行验收。设备验收结束后，仓库人员填写《备品备件进厂验收记录》或《设

备进厂验收记录》，参与验收人员共同签字确认；其中设备类需填写《设备进厂验收记录》、其他需填写《备品备件进厂验收记录》，数量过多等特殊情况可以在供应商的供货清单上直接签字确认。

对需要安装的物资验收，由仓库与需求单位（或采购部门）共同进行除质量以外内容验收，并填写和签署《设备进厂验收记录》。待安装或使用后，由采购部门组织各验收部门和专业技术人员依据合同中的技术要求内容、设计（施工）图纸等有关技术要求文件及标准规范进行验收；验收结束后，填写《设备安装验收记录》，明确签署验收结论，参与验收人员共同签字确认。

（四）仓库必须对照采购合同收集、整理对应的进厂验收资料并妥善保管。

第十六条 验收过程中存在问题的，验收人员应及时向采购部门汇报。因采购物资质量问题存在让步接受、退货等情况的，应当按公司采购产品不合格让步处置程序或本办法规定的退货程序进行审批。

第十七条 退货管理 （一）退货条件。

采购物资验收不合格符合合同约定退货条件的物资； 供应商问题导致采购物资型号不符无法使用； 合同约定的退货期内采购物资出现问题无法使用的； 其他与供应商协商后可退货的情况。

（二）退货审批。

根据验收或需求单位使用确定需要退货的，由采购部门拟定退货申请报告，详细说明退货物资名称、数量、规格型号、价值、退货原因等情况，与供应商共同签字确认后，报各单位负责人审批。

（三）退货申请审批后方可办理退货款回收和物资出库手续。

第六章 采购付款管理

第十 付款控制

（一）采购业务入账和付款按照公司《财务审批办法》、《资金管理办法》执行。

（二）付款时，应严格审核采购相关单据凭证是否齐全，相关程序是否履行到位，责任人是否签字，尤其是对于需要安装验收的，应严格审核《设备安装验收记录》，审核无误后方可办理入账付款手续。

（三）采购部门与财务部门应对采购付款过程进行控制和跟踪管理，发现异常情况的，应拒绝付款，避免造成损失。

（四）采购部门应当定期与供应商核对往来款项，如有不符，及时查明原因，并做出处理。

第十九条 预付账款管理

（一）各单位申请预付账款的，在合同审批时必须有明确的备注说明或附专题报告，预付款金额占单笔合同总额50%（含50%）以内的，经公司分管采购领导审批后执行；预付款金额占单笔合

同总额50%以上的，经公司分管采购领导审核，报公司总会计师审批后方可执行。

（二）采购部门须对预付账款建立台账、跟踪管理，对预付账款承担责任。

（三）财务部门对预付账款实施监控，定期追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合分析、评估；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

第七章 供应商管理

第二十条 新供应商准入管理

（一）新供应商应当先纳入公司《预选供方名录》。采购部门应当做好新供应商的开发，对于有意向、有能力以及拟选的新供应商，按照公司《外部提供过程、产品和服务控制程序》对其联系人、资质证照、产品等信息进行收集及评判，经采购部门负责人审批后,纳入公司《预选供方名录》。

（二）原则上，必须按程序对新供应商进行评价后方可纳入 《合格供方名录》实施采购，不得在合格供方评价结论做出前采购。特殊情况必须向新供应商采购的，应当在合同审批表单或附件资料中详细说明该物资及供应商的相关情况，并随即启动对该供应商的评价工作。

（三）向新供应商采购物资时，采购部门应先通知新供应商提供小样或样品进行检测或试用，使用单位检测或试用合格后，

采购部门组织质管部门、使用单位等，根据《预选供方名录》等相关资料，结合所供产品检测或试用等情况，采用函件调查或现场审核等方式开展新供应商准入评价，现场审核的需要出具《供应商审核报告》；评价合格的，按公司供应商评价审批流程，报各单位负责人审核、公司分管采购领导审批后将新供应商纳入《合格供方名录》。

第二十一条 供应商年度评价管理

各单位应当全面推行“月度考评与年度评价”相结合机制，建立健全本单位各类供应商的《评价管理实施细则》，明确各类供应商管理及评价的具体指标和要求，实现对供应商的优胜劣汰。

原则上，每年11月底前，采购部门应当组织质管部门、生产部门、设备管理部门、仓储部门、财务部门、招标办等单位共同对上年度《合格供方名录》中的供应商（尤其是中标的供应商以及参与投标、询比价的供应商）进行集中评价，评价内容包括但不限于供应商的资质水平、报价态度、中标价格、产品质量、售后服务等方面。对于影响公司物资供应安全的战略供应商等，应当采取现场评价方式进行深入评价，并出具《供应商审核报告》。采购部门根据综合评价结果，形成下一年度本单位《合格供方名录》，经各单位负责人审核后，报公司分管采购领导书面签字确认。

第二十二条 供应商管理相关要求：

（一）除特殊情况并经公司分管领导审批外，一律不得在《合

格供方名录》以外实施采购。

（二）根据比较利益原则分析对待不同运输距离的供应商，在同等质量、价格和服务条件下，凡能本地区解决的，不得到外地区采购。

（三）对于供应商供货质量连续出现不符要求时，采购部门应要求供应商对发现的问题进行整改，并会同质管、生产等部门对整改情况进行验证，若验证不合格的，淘汰该供应商；供应商年度评价结果不合格，经整改验证后仍然不合格的直接淘汰。

（四）采购部门应建立、更新供应商档案，并保存相关记录。

第八章 附则

第二十三条本制度适用于公司以及纳入公司合并报表体系的子公司。

第二十四条本制度的责任追究按照公司《责任追究管理办法》执行。

第二十五条 本制度由计划考核部、内控部负责解释。 第二十六条本制度自发文之日起执行，公司原相关制度与之不符的同时废止