六、作業內容

Who，When，Where，How to do，What

6.1會議需求

6.1.1定期召開之例行會議

6.1.1.1依ISO規定之管理審查會議。

6.1.1.2營業目標未達成時。

6.1.1.3執行專案時，跨部門之工作協調與溝通；專案完成時。

6.1.2不定期召開之工作會議不列入計劃中。

6.2計劃/修訂

6.2.1總務人事組主管於每年十二月彙集董事長、總經理、各部門主管與管

理代表下一年度預定召開之各項會議內容，如日期、時間、地點、與

會人員與會議主題等相關資料，排定〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)

如附件1，呈總經理審核。

6.2.2總務人事組主管依總經理裁示，進行計劃之修訂。

6.3審核

6.3.1總經理依年度之需求及掌控工作進度之需求，審核〝年度會議計

劃表〞(MS-G4-0106)如附件1，若核可，進入流程4，進行公佈實施

作業若未核可，則回到流程2，進行計劃修訂作業。

6.4公佈實施

6.4.1總務人事組主管依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關規

定將〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)如附件1辦理公告，並其分發

給董事長、總經理、各部門主管、各單位主管與管理代表，由各會議

召集人據以召開會議。

六、作業內容

Who，When，Where，How to do，What

6.5通知

6.5.1各會議召集人依各會議所需之前置時間，以電子郵件、傳真或親自送

交方式，分發〝會議通知單〞(MS-M4-0108)如附件2給各會議之與會

人員，若有變更則另行以電話通知，若為每週召開一次之會議，由各

會議召集人直接通知各會議之與會人員，不需分發〝會議通知單〞

(MS-M4-0108)如附件2。

6.5.2不定期召開之會議，各會議召集人決定會議之日期、時間與地點前，

應避開固定會議召開之日期、時間與地點，若需使用總公司二樓會議

室，須先聯絡總務人事組事務員，確認可以使用後，依本作業內容

6.5.1之相關規定，通知各會議之與會人員。

6.6會前準備

6.6.1各會議召集人於召開會議前，依〝會前準備清單〞(MS-M4-0111)如附

件3，進行各項會前準備事宜，各與會人員依職務所需或主管指派，

準備會議所需之資料與文件。

6.7會議召開

6.7.1各與會人員於會議召開時間，準時與會，依會議程序依序進行。

6.7.1.1會議程序：

A宣佈會議開始

B致詞

C上次會議決議事項檢討報告

D討論事項

六、作業內容

Who，When，Where，How to do，What

E臨時動議

F結論

G散會

6.7.1.2注意事項

A各與會人員應於會議開始前10分鐘完成簽到。

      B各與會人員若因故可能遲到，應於會議開始前與各會議召集人聯

絡報備，未報備者依公司差勤之相關規定論處；若因故無法與會

時，應於會議開始向各會議召集人請假，若未經准假而無故不到

者，依曠職論處。

C若未事先指派記錄人員，於會前指派。

D應注意議程進行之掌控，把握時效並使議事功能確實發揮。

E會議決議事項由各會議負責追蹤管制。

6.8記錄

6.8.1會議記錄人員應於會後三個工作天內，完成會議記錄(包含繕寫、打字

與校稿)，呈該會議進行審核，會議記錄表格式樣詳見〝會議記錄

首頁〞(MS-M4-0109)如附件4與〝會議記錄內頁〞(MS-M4-0110)如附

件5。

6.8.2會議記錄人員依各會議提示，修正遺漏或誤差內容。

6.9審核

6.9.1各會議依會議內容審核會議記錄是否有遺漏或誤差，若無，進入

流程10，進行分發辦理作業，若有，則回到流程8，進行修正作業。

六、作業內容

Who，When，Where，How to do，What

6.10分發、辦理

6.10.1總務人事組事務員依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關

規定，進行會議記錄之分發。

6.10.2相關單位依會議決議事項執行，由各會議負責跟催。